Kadry

Papierowa teczka pracownika potrafi zatrzymać pracę całej firmy. Wystarczy pilna prośba o kopię dokumentu, kontrola albo konieczność sprawdzenia aneksu sprzed kilku lat, by rozpoczęły się poszukiwania w segregatorach. Cyfryzacja akt pracowniczych pozwala odzyskać czas, uporządkować procesy kadrowe i ograniczyć ryzyko, że ważny dokument trafi w niepowołane ręce.

Dla małej firmy nie jest to jednak wyłącznie kwestia wygody. Dokumentacja pracownicza zawiera dane szczególnie wrażliwe z perspektywy prywatności pracownika. Dlatego przejście na formę elektroniczną trzeba zaplanować tak, aby zachować zgodność z przepisami, ciągłość dokumentacji i realne bezpieczeństwo danych.

Czym jest cyfryzacja akt pracowniczych?

W praktyce tym pojęciem określa się prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej. Chodzi przede wszystkim o akta osobowe oraz pozostałą dokumentację dotyczącą stosunku pracy, w tym ewidencję czasu pracy, wnioski pracownicze czy dokumenty związane z wynagrodzeniem.

Nie należy jednak utożsamiać cyfryzacji z prostym zeskanowaniem wszystkich dokumentów i zapisaniem ich w przypadkowym folderze. Skan może być elementem procesu, lecz elektroniczna dokumentacja musi zachować wymagane cechy: kompletność, czytelność, integralność i możliwość ustalenia, kto oraz kiedy ją utworzył lub zmienił. Firma powinna też móc sprawnie udostępnić dokumenty osobie uprawnionej.

Pracodawca może prowadzić dokumentację pracowniczą w postaci papierowej albo elektronicznej. Może również zmienić wybraną postać w trakcie zatrudnienia pracowników. Taka decyzja wymaga jednak dobrze wykonanej procedury, a nie jednorazowego przeniesienia plików do chmury.

Co firma zyskuje po przejściu na dokumentację elektroniczną?

Najbardziej odczuwalną korzyścią jest szybszy dostęp do informacji. Gdy właściciel firmy lub osoba obsługująca kadry potrzebuje potwierdzić datę badania okresowego, warunki umowy albo złożony wniosek, nie musi fizycznie przeszukiwać archiwum. Odpowiednio opisany dokument można odnaleźć w kilka chwil.

Druga korzyść to większy porządek. System kadrowy może przypominać o terminach badań, kończących się umowach, szkoleniach BHP lub konieczności uzupełnienia dokumentów. W małych zespołach, gdzie jedna osoba często łączy zadania administracyjne, księgowe i operacyjne, takie wsparcie ogranicza liczbę spraw załatwianych w ostatniej chwili.

Cyfrowe akta ułatwiają też współpracę z zewnętrzną obsługą kadr i płac. Dokumenty mogą trafiać do właściwych osób bez wysyłania oryginałów pocztą i bez powielania tych samych danych w kilku miejscach. To szczególnie praktyczne dla przedsiębiorców, którzy prowadzą firmę mobilnie albo współpracują z zespołem z różnych lokalizacji.

Warto jednak zachować zdrowy rozsądek. Elektroniczna dokumentacja nie naprawi chaotycznego obiegu dokumentów, jeśli firma nadal zbiera wnioski na prywatnych skrzynkach e-mail, a umowy podpisuje bez ustalonej procedury. Technologia porządkuje proces, który wcześniej trzeba dobrze zaprojektować.

Cyfryzacja akt pracowniczych a obowiązki pracodawcy

Przepisy pozwalają zmienić formę prowadzenia dokumentacji z papierowej na elektroniczną. Pracodawca powinien poinformować pracowników, a także byłych pracowników, których dokumentacja jest przechowywana, o zmianie postaci dokumentacji oraz o możliwości odebrania wcześniejszej wersji.

Przy zmianie dokumentacji papierowej na elektroniczną istotne jest prawidłowe odwzorowanie cyfrowe dokumentów. Nie wystarczy skan niskiej jakości, z nieczytelnymi podpisami czy uciętymi stronami. Dokumenty powinny być odwzorowane w sposób zapewniający ich zgodność z oryginałem, a następnie odpowiednio zabezpieczone. Papierowe wersje nie mogą zostać po prostu wyrzucone – po upływie przewidzianego terminu należy je zniszczyć w sposób uniemożliwiający odtworzenie ich treści.

Pracownik może również wnioskować o wydanie kopii całości lub części dokumentacji. Firma powinna więc mieć procedurę, która pozwoli przygotować kopię szybko, w odpowiedniej postaci i z kontrolą tego, komu dokument zostaje przekazany.

Osobnej analizy wymaga okres przechowywania akt. Nie jest on taki sam dla każdego pracownika. W wielu przypadkach dokumentację przechowuje się przez 10 lat, ale przy starszych okresach zatrudnienia mogą obowiązywać inne zasady. Termin zależy między innymi od daty zatrudnienia i sposobu realizacji obowiązków wobec ZUS. Przed porządkowaniem archiwum warto ustalić okres retencji dla konkretnych grup dokumentów, zamiast przyjmować jeden termin dla całej firmy.

Bezpieczeństwo danych: dostęp ma mieć właściwa osoba

Akta osobowe nie powinny trafiać do ogólnego dysku firmowego dostępnego dla każdego pracownika. Bezpieczny system musi umożliwiać nadawanie uprawnień zgodnie z rolą użytkownika. Inny zakres dostępu będzie potrzebny właścicielowi firmy, inny osobie zajmującej się kadrami, a jeszcze inny zewnętrznemu specjaliście obsługującemu płace.

Warto zadbać o cztery obszary:

• indywidualne konta użytkowników zamiast wspólnego hasła;
• silne hasła i dodatkowe zabezpieczenie logowania;
• rejestrowanie operacji wykonywanych na dokumentach;
• regularne kopie zapasowe oraz plan działania na wypadek awarii.

Równie ważna jest codzienna praktyka. Dokument może być przechowywany w dobrym systemie, ale bezpieczeństwo osłabnie, jeżeli pracownik pobierze go na prywatny komputer, prześle na niezweryfikowany adres lub wydrukuje bez kontroli nad dalszym obiegiem. Dlatego wraz z wdrożeniem warto ustalić jasne zasady korzystania z dokumentacji i przeszkolić osoby, które mają do niej dostęp.

Jak przygotować firmę do przejścia na e-akta?

Najbezpieczniej zacząć od przeglądu obecnej dokumentacji. Trzeba sprawdzić, czy akta są kompletne, czy dokumenty są prawidłowo podzielone na części oraz czy firma posiada wymagane ewidencje i oświadczenia. Przenoszenie nieuporządkowanego archiwum do systemu elektronicznego tylko utrwala wcześniejsze braki.

Następnie warto ustalić, jakie dokumenty powstają w firmie i w jaki sposób będą do niej trafiać. Przykładowo, wniosek o urlop może być składany w systemie, ale dokument wymagający określonej formy podpisu powinien być obsłużony zgodnie z zasadami właściwymi dla danego przypadku. Nie każda wiadomość e-mail automatycznie zastępuje dokument, który powinien zawierać podpis lub potwierdzenie odbioru.

Kolejny krok to wybór narzędzia. Dla niewielkiej firmy najważniejsze są nie rozbudowane funkcje, lecz bezpieczeństwo, kontrola dostępów, łatwe wyszukiwanie dokumentów, historia operacji oraz możliwość uporządkowania akt według obowiązującej struktury. Dobrze, jeśli rozwiązanie pasuje do sposobu współpracy z obsługą kadrowo-płacową, ale nie warto wybierać go wyłącznie dlatego, że jest najtańsze.

Na końcu potrzebna jest procedura wdrożenia. Powinna wskazywać termin zmiany postaci dokumentacji, osoby odpowiedzialne za przygotowanie i weryfikację akt, sposób informowania pracowników oraz zasady niszczenia papierowych dokumentów po upływie właściwego terminu. W przypadku większej liczby pracowników rozsądne może być wdrożenie etapowe – najpierw nowe dokumenty, a potem sukcesywne przenoszenie archiwum.

Kiedy papier może nadal mieć sens?

Nie każda firma musi natychmiast digitalizować całe archiwum. Jeżeli przedsiębiorstwo zatrudnia pojedyncze osoby, ma dobrze uporządkowane teczki, a dokumenty rzadko są potrzebne poza biurem, przejście na e-akta może być mniej pilne. Nadal trzeba jednak zapewnić zabezpieczenie archiwum, terminowe uzupełnianie dokumentacji i możliwość sprawnego wydawania kopii.

Z drugiej strony, wraz ze wzrostem zatrudnienia, pracą zdalną lub współpracą z zewnętrzną obsługą kadr koszty papierowego modelu szybko rosną. To nie tylko zakup segregatorów i miejsce w szafie, lecz także czas poświęcony na wyszukiwanie, kopiowanie, wysyłkę i kontrolę obiegu dokumentów.

Dobrze przeprowadzona cyfryzacja nie odbiera przedsiębiorcy kontroli nad kadrami. Przeciwnie – daje mu dostęp do uporządkowanych informacji, a jednocześnie pozwala przekazać formalną obsługę osobom, które pilnują terminów i kompletności dokumentów. Jeśli firma ma wątpliwości, od czego zacząć, warto najpierw uporządkować procesy kadrowe, a dopiero potem wybrać narzędzie. Dzięki temu dokumentacja zacznie realnie wspierać rozwój biznesu, zamiast być kolejnym obowiązkiem odkładanym na później.