Księgowość

Nagłe zwolnienie lekarskie właściciela firmy potrafi zatrzymać sprzedaż, obsługę klientów i realizację zleceń. Dlatego pytanie, czy składka chorobowa jest obowiązkowa, warto rozstrzygnąć już przy zakładaniu działalności, a nie dopiero wtedy, gdy zdrowie nie pozwala pracować. Odpowiedź zależy przede wszystkim od tego, czy działasz jako przedsiębiorca, pracownik, zleceniobiorca czy osoba współpracująca.

Czy składka chorobowa jest obowiązkowa dla przedsiębiorcy?

Dla osoby prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą składka chorobowa co do zasady nie jest obowiązkowa. Jest dobrowolna. Przedsiębiorca może zgłosić się do tego ubezpieczenia, jeżeli podlega obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z działalności.

W praktyce oznacza to, że przy rejestracji firmy lub późniejszej zmianie zgłoszenia decydujesz, czy chcesz opłacać składkę chorobową. Jej stawka wynosi 2,45% podstawy wymiaru składek. Nie jest to duża pozycja w porównaniu z pełnym kosztem ZUS, ale jej sens najlepiej oceniać przez pryzmat ochrony na wypadek dłuższej niezdolności do pracy.

Dobrowolność nie oznacza, że składka nie ma znaczenia. Opłacanie jej może dać przedsiębiorcy prawo do świadczeń z ZUS, w tym przede wszystkim do zasiłku chorobowego. Bez zgłoszenia do ubezpieczenia chorobowego nie ma podstaw do wypłaty takiego zasiłku za okres choroby.

Kiedy przedsiębiorca nie może wybrać składki chorobowej?

Samo prowadzenie firmy nie zawsze jest głównym tytułem do ubezpieczeń społecznych. Przykładowo przedsiębiorca zatrudniony równocześnie na etacie, który osiąga tam co najmniej wymagane wynagrodzenie, może z działalności opłacać wyłącznie składkę zdrowotną. W takiej sytuacji nie podlega z działalności obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, a więc nie może z tego tytułu przystąpić do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego.

Podobnie wygląda to w niektórych zbiegach tytułów do ubezpieczeń, na przykład przy działalności i umowie zlecenia. Tu jedna odpowiedź dla wszystkich byłaby ryzykowna, ponieważ decydują konkretne okoliczności: wysokość wynagrodzenia, kolejność powstania tytułów oraz rodzaj zawartej umowy. Warto sprawdzić to przed wysłaniem zgłoszenia do ZUS, bo późniejsza korekta może wpłynąć na prawo do świadczeń.

Kiedy składka chorobowa jest obowiązkowa?

Inaczej jest przy umowie o pracę. Pracownik objęty obowiązkowymi ubezpieczeniami społecznymi podlega również obowiązkowo ubezpieczeniu chorobowemu. Składkę finansuje pracownik, a pracodawca nalicza ją i przekazuje do ZUS razem z pozostałymi składkami.

W przypadku umowy zlecenia ubezpieczenie chorobowe jest zazwyczaj dobrowolne. Zleceniobiorca może do niego przystąpić, jeśli z umowy zlecenia podlega obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Wyjątkiem jest między innymi zleceniobiorca wykonujący umowę dla własnego pracodawcy – wtedy dla celów ubezpieczeń jest traktowany podobnie jak pracownik, a zasady są inne.

Osoba współpracująca z przedsiębiorcą, na przykład małżonek pomagający stale przy prowadzeniu firmy i spełniający ustawowe warunki, również może przystąpić do ubezpieczenia chorobowego dobrowolnie. Nie warto zakładać, że pomoc w rodzinnej firmie automatycznie zapewnia prawo do świadczeń w razie choroby.

Co daje opłacanie składki chorobowej?

Najbardziej rozpoznawalnym świadczeniem jest zasiłek chorobowy za czas niezdolności do pracy potwierdzonej zwolnieniem lekarskim. Dla przedsiębiorcy jest to istotne, ponieważ w czasie choroby firma często nadal ponosi koszty: czynsz, leasing, abonamenty, wynagrodzenia pracowników czy zobowiązania wobec kontrahentów.

Ubezpieczenie chorobowe może też mieć znaczenie dla prawa do zasiłku macierzyńskiego. W przypadku osób prowadzących działalność jest to szczególnie ważne przy planowaniu przerwy związanej z narodzinami dziecka. Zasiłek macierzyński nie wymaga takiego okresu wyczekiwania jak zasiłek chorobowy, ale ubezpieczenie musi istnieć w odpowiednim momencie.

Wysokość świadczenia nie zależy wyłącznie od samego faktu opłacania składki. Duże znaczenie ma zadeklarowana i oskładkowana podstawa. Przedsiębiorca korzystający z ulg w składkach może mieć prawo do zasiłku, lecz jego kwota będzie zwykle niższa niż u osoby opłacającej składki od wyższej podstawy. To jeden z powodów, dla których warto patrzeć na składki nie tylko jako na miesięczny koszt, ale również jako na zakres faktycznej ochrony.

Okres wyczekiwania – dlaczego nie warto zwlekać?

Przedsiębiorca, który dobrowolnie przystępuje do ubezpieczenia chorobowego, co do zasady nabywa prawo do zasiłku chorobowego po 90 dniach nieprzerwanego ubezpieczenia. To tak zwany okres wyczekiwania.

Jeżeli działalność zaczyna się w styczniu, a zgłoszenie do chorobowego nastąpi dopiero kilka miesięcy później, ochrona z tytułu zasiłku chorobowego nie zadziała od razu. Z tego względu decyzja podjęta dopiero po pojawieniu się problemów zdrowotnych zwykle nie przyniesie oczekiwanego efektu.

Przepisy przewidują wyjątki, między innymi gdy przerwa między okresami ubezpieczenia nie przekracza 30 dni. Każdy przypadek trzeba jednak oceniać indywidualnie. Szczególnej ostrożności wymagają sytuacje po zamknięciu jednej firmy, rozpoczęciu nowej działalności, zmianie formy współpracy lub przejściu z etatu na własny biznes.

Jak zgłosić się do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego?

Jeżeli rozpoczynasz działalność i chcesz opłacać składkę chorobową, zgłoszenie powinno uwzględniać ten rodzaj ubezpieczenia już na formularzu przekazywanym do ZUS. Przedsiębiorca zgłaszający się do pełnych ubezpieczeń społecznych korzysta zwykle z formularza ZUS ZUA.

Do ubezpieczenia można przystąpić również później. Trzeba wtedy wyrejestrować się z dotychczasowego zakresu ubezpieczeń i zgłosić ponownie z właściwym kodem oraz zakresem. W praktyce oznacza to przygotowanie odpowiednich dokumentów ZUS i dopilnowanie dat. Co do zasady dobrowolne ubezpieczenie obejmuje od dnia wskazanego w zgłoszeniu, nie wcześniej jednak niż od dnia jego złożenia, z uwzględnieniem szczególnych zasad dotyczących terminowego zgłoszenia.

Takie zmiany warto przekazać księgowości od razu, zamiast odkładać je do końca miesiąca. Dzięki temu można prawidłowo ustalić składki, przygotować dokumenty rozliczeniowe i uniknąć niepotrzebnych korekt.

Terminowe składki nadal mają znaczenie

Od 2022 roku spóźniona wpłata składki nie powoduje automatycznego ustania dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego, jak bywało wcześniej. Nie oznacza to jednak, że termin płatności przestał być ważny. Zaległości mogą wpłynąć na wypłatę świadczenia, a ponadto generują odsetki i dodatkową pracę związaną z wyjaśnieniem rozliczeń.

Dla bezpieczeństwa firmy najlepiej traktować składki ZUS tak samo jak inne stałe zobowiązania: pilnować terminów, właściwego kodu ubezpieczenia i prawidłowej podstawy. Przy zmianie ulgi ZUS, zawieszeniu działalności, powrocie z urlopu macierzyńskiego czy zatrudnieniu na etat zasady mogą się zmienić.

Czy warto opłacać składkę chorobową w działalności?

Nie ma jednej decyzji dobrej dla każdego przedsiębiorcy. Składka chorobowa częściej ma sens, gdy firma opiera się głównie na osobistej pracy właściciela, nie ma zastępstwa, a przerwa w wykonywaniu usług od razu ogranicza przychody. Warto ją również rozważyć, gdy zależy Ci na zabezpieczeniu związanym z rodzicielstwem.

Rezygnacja może być świadomym wyborem, jeżeli przedsiębiorca ma stabilną poduszkę finansową, inne źródło ochrony lub prowadzi działalność, która może działać bez jego codziennego udziału. Trzeba jednak pamiętać, że oszczędność 2,45% podstawy składek oznacza rezygnację z konkretnego zabezpieczenia, a nie tylko zmniejszenie miesięcznego przelewu do ZUS.

Przed zgłoszeniem lub wyłączeniem składki najlepiej przeanalizować swoją sytuację ubezpieczeniową, przewidywane przychody i realną możliwość pracy podczas choroby. Dobrze ustawione rozliczenia dają przedsiębiorcy więcej spokoju – a ten czas można przeznaczyć na rozwój firmy, zamiast na późniejsze wyjaśnianie dokumentów z ZUS.