Kadry

Akta osobowe potrafią zajmować więcej miejsca niż dokumenty sprzedażowe, a ich obsługa wymaga szczególnej ostrożności. Gdy firma zatrudnia kolejne osoby, papierowe teczki szybko oznaczają szukanie dokumentów, ryzyko nieuprawnionego dostępu i trudność w pilnowaniu terminów. Właśnie dlatego przedsiębiorcy pytają, jak prowadzić akta osobowe elektronicznie, aby zyskać porządek, a jednocześnie spełnić wymagania prawa pracy.

Elektroniczna dokumentacja pracownicza nie polega wyłącznie na skanowaniu umów i umieszczaniu ich w folderze w chmurze. To uporządkowany system, który pozwala zachować kompletność akt, potwierdzić autentyczność dokumentów, chronić dane osobowe oraz szybko odtworzyć historię zatrudnienia konkretnej osoby. Dobrze wdrożony model odciąża właściciela firmy i dział kadr, ale wymaga przemyślanej procedury.

Jak prowadzić akta osobowe elektronicznie zgodnie z zasadami

Pracodawca może prowadzić dokumentację pracowniczą w postaci papierowej albo elektronicznej. Wybór należy do firmy, jednak po wybraniu formy elektronicznej trzeba zapewnić, aby dokumentacja była dostępna, kompletna, czytelna i odpowiednio zabezpieczona przez cały okres przechowywania.

W praktyce oznacza to, że potrzebny jest system kadrowy lub inne rozwiązanie informatyczne, które umożliwia przypisanie dokumentów do konkretnego pracownika, wyszukiwanie ich według określonych kryteriów, wyświetlenie, wydruk oraz zapis metadanych. System powinien również ograniczać dostęp do osób, które rzeczywiście wykonują zadania kadrowe.

Nie wystarczy więc utworzyć wspólnego dysku z katalogami nazwanymi imionami pracowników. Takie rozwiązanie zwykle nie daje kontroli nad tym, kto otwierał dokument, czy plik został zmieniony i czy jego wersja jest właściwa. Przy aktach osobowych, które zawierają między innymi dane identyfikacyjne, informacje o wynagrodzeniu, zwolnieniach i przebiegu zatrudnienia, takie ryzyko jest zbyt duże.

Zachowaj właściwy układ akt osobowych

Akta osobowe prowadzi się oddzielnie dla każdego pracownika. Dokumenty powinny być uporządkowane w odpowiednich częściach, a w każdej z nich należy prowadzić wykaz zawartych dokumentów. W elektronicznym systemie powinno być to widoczne równie jasno jak w tradycyjnej teczce.

Podstawowy podział obejmuje:

• część A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,
• część B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz jego przebiegu,
• część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia,
• część D – dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach,
• część E – dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika albo kontrolą na obecność środków działających podobnie do alkoholu, jeśli pracodawca stosuje takie kontrole.

W części B i D dokumenty prowadzi się dodatkowo w wyodrębnionych podczęściach, gdy wymaga tego ich charakter. Taki układ może wydawać się formalnością, ale ma praktyczne znaczenie. Ułatwia obsługę kontroli, przygotowanie dokumentów na potrzeby pracownika oraz sprawne znalezienie konkretnej informacji bez przeglądania całego zbioru.

Każdy dokument musi dać się zidentyfikować

Elektroniczny dokument w aktach powinien zawierać metadane pozwalające ustalić, czego dotyczy i kiedy został utworzony lub wpłynął do pracodawcy. W praktyce warto przyjąć jednolity sposób nazewnictwa, na przykład: data, rodzaj dokumentu i imię oraz nazwisko pracownika. Jeszcze lepiej, jeśli system automatycznie przypisuje dokument do właściwej części akt i nadaje mu kolejny numer.

Porządek warto budować od pierwszego dnia zatrudnienia. Dopisywanie dokumentów po kilku miesiącach często kończy się brakami w wykazie, pomyłkami w datach albo przechowywaniem kilku wersji tego samego pliku. W kadrach niepotrzebny chaos oznacza nie tylko stratę czasu, lecz także ryzyko błędnej oceny sytuacji pracownika.

Przeniesienie teczek papierowych do wersji elektronicznej

Firma, która dotychczas prowadziła papierowe akta, może zmienić formę ich prowadzenia. Nie należy jednak traktować tego procesu jak zwykłego archiwizowania skanów. Papierowy dokument trzeba odwzorować cyfrowo, a następnie opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy, które potwierdzają zgodność cyfrowego odwzorowania z dokumentem papierowym.

Dopiero wtedy odwzorowanie może stać się elementem elektronicznej dokumentacji pracowniczej. Po prawidłowym przeniesieniu dokumentacji pracodawca informuje pracownika lub byłego pracownika o możliwości odbioru papierowej postaci dokumentów w określonym terminie. Jeżeli dokumenty nie zostaną odebrane, można je zniszczyć w sposób uniemożliwiający odtworzenie ich treści.

Zmiana formy działa także w drugą stronę. Dokumentację elektroniczną można przenieść do postaci papierowej, przy czym wydruk powinien zostać potwierdzony za zgodność z dokumentem elektronicznym przez pracodawcę lub osobę upoważnioną.

Dla małej firmy jednorazowa digitalizacja kilku teczek jest zwykle prostym zadaniem. Przy większej liczbie pracowników warto zaplanować ją etapami i wcześniej sprawdzić kompletność dokumentów. Przeniesienie nieuporządkowanych akt do systemu nie naprawi wcześniejszych braków – jedynie przeniesie je do formy cyfrowej.

Podpisy elektroniczne a dokumenty kadrowe

Wiele nieporozumień pojawia się przy podpisywaniu dokumentów. Nie każdy plik w aktach musi być podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym, ale tam, gdzie przepisy wymagają formy pisemnej, dokument elektroniczny powinien spełniać warunki tej formy. Co do zasady oznacza to użycie kwalifikowanego podpisu elektronicznego przez osoby składające oświadczenia.

Dotyczy to między innymi sytuacji, w których pracodawca zawiera z pracownikiem umowę w formie elektronicznej. Warto rozróżnić dokument podpisany kwalifikowanym podpisem od wiadomości e-mail, skanu podpisanej kartki czy pliku z wklejonym obrazem podpisu. Te rozwiązania mogą być wygodne komunikacyjnie, ale nie zawsze wywołują taki sam skutek prawny.

Przed wdrożeniem konkretnego obiegu dokumentów dobrze ustalić, które formularze pracownik może składać przez portal kadrowy, które wymagają potwierdzenia przez pracodawcę, a które powinny zostać podpisane kwalifikowanym podpisem. Jasna procedura ogranicza późniejsze pytania i poprawki.

Bezpieczeństwo danych nie jest dodatkiem do systemu

Akta osobowe zawierają dane, których ujawnienie może poważnie naruszyć prywatność pracownika. Dlatego elektroniczny obieg dokumentów powinien opierać się na zasadzie ograniczonego dostępu. Właściciel firmy, osoba odpowiedzialna za kadry i upoważniony pracownik mogą potrzebować różnych poziomów uprawnień.

W praktyce warto zadbać o indywidualne konta użytkowników, silne hasła, uwierzytelnianie wieloskładnikowe, rejestr zdarzeń oraz regularne kopie zapasowe. Kopia zapasowa nie powinna znajdować się wyłącznie na tym samym komputerze lub serwerze co główna baza dokumentów. Awaria sprzętu, błąd użytkownika albo atak cybernetyczny nie mogą pozbawić firmy dostępu do całej historii zatrudnienia.

Ważna jest także codzienna dyscyplina. Dokumenty kadrowe nie powinny trafiać do prywatnych skrzynek e-mail, otwartych komunikatorów ani na niezabezpieczone pendrive’y. Nawet najlepszy program nie ochroni danych, jeżeli zespół będzie korzystał z niego w przypadkowy sposób.

Okres przechowywania i kontrola terminów

Dokumentację pracowniczą przechowuje się przez okres wskazany w przepisach, a jego długość zależy między innymi od daty zatrudnienia oraz obowiązków raportowych wobec ZUS. Dla wielu pracowników zatrudnionych od 2019 roku podstawowy okres wynosi 10 lat, liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. W przypadku starszej dokumentacji zasady mogą być inne, a okres przechowywania może wynosić 50 lat, chyba że zostały spełnione warunki pozwalające na jego skrócenie.

To obszar, w którym nie warto działać według jednego uproszczonego schematu dla wszystkich teczek. System elektroniczny powinien umożliwiać oznaczenie daty końcowej archiwizacji dla konkretnego pracownika i ostrzegać o zbliżającym się terminie. Przed usunięciem dokumentów trzeba też pamiętać o obowiązku wydania informacji dotyczącej okresu przechowywania oraz możliwości odbioru dokumentacji.

Kiedy warto przekazać obsługę kadr specjalistom

Dla przedsiębiorcy zatrudniającego jedną lub dwie osoby samodzielne prowadzenie e-akt może być wykonalne, jeśli ma dobrze dobrany system i czas na śledzenie zmian przepisów. Sytuacja komplikuje się przy rotacji pracowników, umowach terminowych, zmianach stanowisk, absencjach czy kontroli trzeźwości. Wtedy dokumentacja przestaje być prostym zbiorem plików, a staje się procesem wymagającym konsekwencji.

Outsourcing obsługi kadrowej pozwala połączyć elektroniczny dostęp do dokumentów z bieżącym wsparciem osoby, która pilnuje porządku w aktach, terminów i poprawności formalnej. W Tax4Biz pomagamy przedsiębiorcom uporządkować kadry tak, aby administracja nie odciągała ich od prowadzenia firmy.

Najlepszy moment na uporządkowanie akt osobowych nie jest wtedy, gdy pojawi się kontrola albo pilne pytanie od byłego pracownika. Warto ustawić przejrzysty elektroniczny proces już teraz – wtedy dokumentacja pracuje na bezpieczeństwo firmy, zamiast zabierać jej czas.