Kadry

Pierwsza rekrutacja często zaczyna się od prostej potrzeby: właściciel firmy nie jest już w stanie jednocześnie obsługiwać klientów, realizować zleceń, wystawiać faktur i pilnować administracji. Gdy pojawia się decyzja o rozbudowie zespołu, warto wiedzieć, jak zatrudnić pierwszego pracownika tak, aby nowa współpraca była dobrze przygotowana od strony organizacyjnej, kadrowej i finansowej. Dzięki temu zatrudnienie staje się wsparciem dla rozwoju, a nie źródłem niepotrzebnych korekt i stresu.

Zanim zatrudnisz, policz rzeczywisty koszt etatu

Wynagrodzenie zapisane w ogłoszeniu lub ustalone podczas rozmowy z kandydatem nie jest pełnym kosztem zatrudnienia. Przedsiębiorca ponosi również składki finansowane przez pracodawcę, koszty badań medycyny pracy, szkolenia BHP, obsługi kadrowo-płacowej, wyposażenia stanowiska oraz ewentualnych benefitów.

Najbezpieczniej jest policzyć koszt pracownika jeszcze przed złożeniem oferty. W małej firmie nawet jedna dodatkowa pensja może wyraźnie wpłynąć na płynność finansową, zwłaszcza gdy sprzedaż jest sezonowa albo kontrahenci płacą z opóźnieniem. Warto zostawić sobie rezerwę na wynagrodzenie chorobowe, urlop i okres, w którym nowa osoba dopiero wdraża się do pracy.

Nie oznacza to, że pierwszy etat trzeba odkładać do czasu pełnej stabilności. Czasem pracownik pozwala właścicielowi przyjąć więcej zleceń albo odzyskać czas na sprzedaż. Decyzja powinna jednak wynikać z liczb i realnego zapotrzebowania, a nie wyłącznie z poczucia przeciążenia w jednym intensywnym miesiącu.

Jak zatrudnić pierwszego pracownika: wybór właściwej umowy

Rodzaj umowy powinien odpowiadać temu, jak praca będzie wyglądała w praktyce. Nie warto wybierać formy współpracy wyłącznie dlatego, że na pierwszy rzut oka wydaje się tańsza.

Umowa o pracę

Umowa o pracę jest właściwa wtedy, gdy pracownik ma wykonywać zadania pod kierownictwem przedsiębiorcy, w określonym miejscu i czasie. Daje zatrudnionej osobie ochronę wynikającą z przepisów prawa pracy, w tym prawo do urlopu, a firmie pozwala jasno organizować codzienną pracę zespołu.

Na początku współpracy można zawrzeć umowę na okres próbny. To rozwiązanie pomaga obu stronom sprawdzić, czy zakres obowiązków, tempo pracy i sposób komunikacji faktycznie się sprawdzają. Po okresie próbnym można zdecydować o dalszym zatrudnieniu na czas określony albo nieokreślony.

Umowa zlecenie i umowa o dzieło

Umowa zlecenie może być odpowiednia przy zadaniach wykonywanych samodzielnie, bez stałego podporządkowania typowego dla etatu. Należy jednak pamiętać, że zlecenie często wiąże się ze składkami ZUS, a przy zleceniobiorcy obowiązuje także minimalna stawka godzinowa. Trzeba więc ewidencjonować liczbę przepracowanych godzin w sposób pozwalający wykazać prawidłowe rozliczenie.

Umowa o dzieło dotyczy konkretnego, możliwego do sprawdzenia rezultatu, na przykład stworzenia projektu graficznego, przygotowania programu czy napisania tekstu. Nie powinna zastępować stałej pracy wykonywanej codziennie w firmie. W określonych sytuacjach zawarcie umowy o dzieło trzeba zgłosić do ZUS na formularzu RUD.

Jeżeli sposób wykonywania pracy będzie nosił cechy stosunku pracy, sama nazwa umowy nie ochroni firmy przed zakwestionowaniem jej formy. Dlatego zakres obowiązków i warunki współpracy warto ustalić uczciwie już na starcie.

Formalności przed pierwszym dniem pracy

Pracownika na umowie o pracę nie można po prostu zaprosić do biura lub na stanowisko pracy i „dopiąć papierów później”. Część obowiązków musi zostać wykonana przed dopuszczeniem go do pracy.

Przede wszystkim potrzebujesz pisemnej umowy. Powinna ona określać między innymi strony umowy, rodzaj pracy, miejsce wykonywania pracy, wymiar etatu, wynagrodzenie ze wskazaniem jego składników oraz termin rozpoczęcia pracy. Dobrze opisane stanowisko i zakres zadań ograniczają ryzyko nieporozumień, zwłaszcza w kilkuosobowej firmie, gdzie role często się zmieniają.

Pracownik musi otrzymać skierowanie na wstępne badania lekarskie i uzyskać orzeczenie o braku przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku. Przed rozpoczęciem pracy należy również przeprowadzić szkolenie BHP: instruktaż ogólny i stanowiskowy. To nie jest formalność do odhaczenia – szkolenie ma uwzględniać rzeczywiste zagrożenia, także przy pracy biurowej, zdalnej czy terenowej.

Pracodawca zakłada i prowadzi dokumentację pracowniczą, w tym akta osobowe. W dokumentach należy gromadzić tylko dane potrzebne do realizacji obowiązków związanych z zatrudnieniem. W praktyce oznacza to także zadbanie o poufność danych, ograniczenie dostępu do dokumentów oraz bezpieczne przechowywanie informacji o pracownikach.

W ciągu 7 dni od powstania obowiązku ubezpieczeń pracownika trzeba zgłosić go do ZUS, zazwyczaj na formularzu ZUS ZUA. Jeżeli przedsiębiorca dotąd nie zgłaszał nikogo do ubezpieczeń, może również powstać obowiązek rejestracji jako płatnik składek. Terminy są krótkie, dlatego warto nie zostawiać tej części procesu na dzień rozpoczęcia pracy.

Informacja o warunkach zatrudnienia i organizacja pracy

Po podpisaniu umowy obowiązki informacyjne się nie kończą. Pracownik powinien otrzymać informację o warunkach zatrudnienia, obejmującą między innymi obowiązującą normę czasu pracy, przerwy, odpoczynek, zasady pracy w godzinach nadliczbowych oraz termin i sposób wypłaty wynagrodzenia. Co do zasady przekazuje się ją w ciągu 7 dni od dopuszczenia do pracy.

W mikrofirmie nie zawsze trzeba tworzyć rozbudowany regulamin pracy czy regulamin wynagradzania. Obowiązek ich wprowadzenia zależy między innymi od liczby zatrudnionych osób i rozwiązań obowiązujących w firmie. Nawet gdy przepisy nie wymagają regulaminu, warto spisać podstawowe zasady: godziny pracy, sposób zgłaszania nieobecności, obieg dokumentów, zasady pracy zdalnej oraz osobę odpowiedzialną za akceptację urlopów.

To praktyczne zabezpieczenie dla obu stron. Pracownik wie, czego się od niego oczekuje, a właściciel nie musi za każdym razem ustalać tych samych zasad od początku.

Wynagrodzenie, ZUS i miesięczne obowiązki

Po zatrudnieniu pracownika pojawiają się stałe działania kadrowo-płacowe. Co miesiąc trzeba prawidłowo naliczyć wynagrodzenie, składki ZUS oraz zaliczkę na podatek dochodowy, a następnie przygotować wymagane dokumenty rozliczeniowe i pilnować terminów płatności.

Przed pierwszą wypłatą należy ustalić między innymi, czy pracownik złoży oświadczenia wpływające na naliczanie zaliczki na podatek, gdzie ma być przekazywane wynagrodzenie i czy korzysta z uprawnień mających znaczenie dla listy płac. Warto też od razu uporządkować obieg informacji o zwolnieniach lekarskich, urlopach, nadgodzinach i innych nieobecnościach.

Nie należy zakładać, że wypłata co miesiąc będzie identyczna. Na jej wysokość mogą wpłynąć choroba, urlop, premie, praca w godzinach nadliczbowych, zmiana wymiaru czasu pracy czy nieobecność nieusprawiedliwiona. Prawidłowe naliczenie płac wymaga więc bieżących danych, a nie odtwarzania sytuacji pod koniec miesiąca.

Warto też pamiętać o Pracowniczych Planach Kapitałowych. Obowiązki związane z PPK zależą od sytuacji zatrudniającego oraz wieku i statusu pracownika. W przypadku osób objętych automatycznym zapisem znaczenie ma między innymi okres zatrudnienia wynoszący 3 miesiące. Ten temat dobrze sprawdzić odpowiednio wcześnie, aby nie przeoczyć terminów zawarcia wymaganych umów.

Nie traktuj kadrowych formalności jako dodatku do firmy

Przy pierwszym pracowniku właściciel często nadal sam prowadzi sprzedaż, kontaktuje się z klientami i realizuje usługi. Łatwo wtedy przełożyć podpisanie dokumentów, zgłoszenie do ZUS lub przygotowanie listy płac na później. To właśnie w ten sposób powstają błędy, które potem wymagają korekt i wyjaśnień.

Dobrym rozwiązaniem jest przygotowanie prostej listy działań jeszcze przed wyborem kandydata: budżet, rodzaj umowy, zakres obowiązków, badania, BHP, dokumentacja, zgłoszenie do ZUS i system przekazywania danych do płac. Gdy firma korzysta z zewnętrznej obsługi kadr i płac, warto wcześniej ustalić, jakie dokumenty trzeba dostarczyć i do kiedy.

W Tax4Biz pomagamy przedsiębiorcom uporządkować stronę kadrowo-płacową zatrudnienia, aby właściciel firmy mógł skupić się na wdrożeniu nowej osoby i codziennej pracy z klientami.

Pierwszy pracownik to nie tylko nowy koszt i zestaw obowiązków. To przede wszystkim decyzja, że firma przestaje opierać się wyłącznie na czasie właściciela. Dobrze przygotowane zatrudnienie daje spokojniejszy start współpracy i tworzy standard, który łatwo wykorzystać przy kolejnych rekrutacjach.