Kadry

Nowy pracownik ma rozpocząć pracę w poniedziałek, a w piątek pojawia się pytanie: czy wszystko jest już gotowe? Dokumenty potrzebne przy zatrudnieniu to nie tylko umowa. To także badania, szkolenie BHP, prawidłowo zebrane dane i zgłoszenia, których terminy biegną od pierwszego dnia pracy. Dobra organizacja na starcie ogranicza ryzyko błędów, a pracownik od razu widzi, że trafia do firmy działającej profesjonalnie.

Najważniejsza zasada brzmi: zbieraj tylko te dane i dokumenty, które są rzeczywiście potrzebne w danym przypadku. Nadmiar dokumentów nie daje pracodawcy większego bezpieczeństwa. Przeciwnie – zwiększa odpowiedzialność za ich właściwe przechowywanie i ochronę.

Dokumenty potrzebne przy zatrudnieniu – właściwa kolejność

Formalności warto podzielić na trzy etapy: rekrutację, moment nawiązania stosunku pracy oraz obowiązki realizowane tuż po zatrudnieniu. Dzięki temu łatwiej ustalić, czego można oczekiwać od kandydata, a czego dopiero od osoby, z którą umowa została już zawarta.

Przed podpisaniem umowy pracodawca może żądać podstawowych danych identyfikujących kandydata: imienia i nazwiska, daty urodzenia, danych kontaktowych, a także informacji o wykształceniu, kwalifikacjach zawodowych i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia – ale tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do wykonywania określonej pracy. Innych danych nie należy pobierać „na wszelki wypadek”.

W praktyce pomocny jest formularz dla kandydata. Powinien być krótki, dostosowany do stanowiska i zawierać jasną informację, w jakim celu firma przetwarza dane. CV nie zastępuje jednak wszystkich dokumentów, które będą potrzebne po podjęciu decyzji o zatrudnieniu.

Umowa o pracę przed dopuszczeniem do pracy

Pracownik powinien otrzymać umowę o pracę na piśmie najpóźniej przed dopuszczeniem go do pracy. Dokument musi określać co najmniej strony umowy, rodzaj umowy, datę jej zawarcia, warunki pracy i płacy, stanowisko lub rodzaj pracy, miejsce wykonywania pracy, wymiar etatu, termin rozpoczęcia pracy oraz wynagrodzenie ze wskazaniem jego składników.

Warto zadbać, aby zakres obowiązków był konkretny i odpowiadał stanowisku. Nie zawsze musi być częścią samej umowy, ale pracownik powinien otrzymać go w sposób, który pozwala jednoznacznie ustalić, za co odpowiada. Jest to szczególnie przydatne w małych firmach, gdzie jedna osoba często łączy kilka zadań.

Po zatrudnieniu pracodawca może pozyskać dodatkowe dane potrzebne do realizacji obowiązków kadrowych i płacowych, między innymi adres zamieszkania, numer PESEL, jeśli został nadany, oraz numer rachunku płatniczego, gdy wynagrodzenie ma być przelewane. Dane dzieci lub innych członków rodziny można zbierać wyłącznie wtedy, gdy są konieczne do korzystania przez pracownika z konkretnych uprawnień, na przykład związanych z rodzicielstwem.

Badania lekarskie i szkolenie BHP

Przed rozpoczęciem pracy pracownik powinien przejść wstępne badania lekarskie. Pracodawca wystawia skierowanie, w którym opisuje stanowisko oraz czynniki lub warunki występujące w pracy. Następnie otrzymuje orzeczenie lekarskie potwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku.

Nie można dopuścić pracownika do pracy bez aktualnego orzeczenia, poza ściśle określonymi sytuacjami przewidzianymi przepisami, na przykład przy zachowaniu ciągłości zatrudnienia i spełnieniu warunków dotyczących stanowiska oraz narażeń. To obszar, w którym nie warto działać według skrótów stosowanych przez inne firmy. Każdy przypadek trzeba ocenić indywidualnie.

Drugim obowiązkiem jest szkolenie wstępne BHP, obejmujące instruktaż ogólny i stanowiskowy. Także ono powinno być przeprowadzone przed rozpoczęciem pracy, a potwierdzenie odbycia szkolenia trafia do dokumentacji pracowniczej. Przy pracy zdalnej dochodzą dokumenty odnoszące się do zasad jej wykonywania i potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z wymogami bezpieczeństwa w miejscu pracy zdalnej.

Informacja o warunkach zatrudnienia i akta osobowe

Sama umowa nie wyczerpuje obowiązków informacyjnych pracodawcy. W ciągu 7 dni od dopuszczenia pracownika do pracy należy przekazać mu informację o warunkach zatrudnienia. Zakres tego dokumentu zależy od organizacji pracy w firmie i obejmuje między innymi obowiązujące normy czasu pracy, przerwy, odpoczynek, zasady dotyczące pracy w godzinach nadliczbowych, termin i miejsce wypłaty wynagrodzenia czy długość okresu wypowiedzenia.

Jeżeli w firmie obowiązuje regulamin pracy lub regulamin wynagradzania, pracownik powinien zostać z nimi zapoznany. Warto uzyskać pisemne albo elektroniczne potwierdzenie. To prosty dowód, który może mieć znaczenie w razie późniejszych wątpliwości.

Dokumentację pracowniczą prowadzi się w aktach osobowych, obecnie podzielonych na części A, B, C, D i E. Trafiają do nich dokumenty związane odpowiednio z ubieganiem się o zatrudnienie, nawiązaniem i przebiegiem zatrudnienia, zakończeniem zatrudnienia, odpowiedzialnością porządkową oraz kontrolą trzeźwości lub obecności środków działających podobnie do alkoholu – jeśli taka kontrola jest prowadzona zgodnie z przepisami.

Akta mogą być prowadzone papierowo albo elektronicznie. W modelu cyfrowym szczególnego znaczenia nabierają uprawnienia dostępu, porządek w nazwach plików i możliwość odtworzenia historii dokumentu. Przechowywanie skanów w przypadkowych folderach lub wysyłanie ich bez zabezpieczeń nie jest dobrą alternatywą dla uporządkowanej dokumentacji kadrowej.

ZUS, podatki i oświadczenia pracownika

Po nawiązaniu stosunku pracy pracodawca musi zgłosić pracownika do ubezpieczeń w ZUS. Co do zasady ma na to 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeń. W zależności od sytuacji stosuje się zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego albo wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego.

Dla prawidłowego naliczania wynagrodzenia mogą być potrzebne także oświadczenia pracownika. Część z nich jest dobrowolna, ale wpływa na sposób obliczania zaliczki na podatek lub korzystanie z uprawnień pracowniczych. Przykładem jest PIT-2, w którym pracownik może złożyć oświadczenia i wnioski istotne dla rozliczeń przez płatnika.

W zależności od wieku i decyzji pracownika pojawiają się również dokumenty dotyczące Pracowniczych Planów Kapitałowych. Osoba uprawniona może złożyć deklarację rezygnacji z wpłat albo wniosek o objęcie programem w sytuacji, gdy nie jest nim objęta automatycznie. Nie należy zakładać, że każdy pracownik będzie mieć identyczny zestaw oświadczeń – wiele zależy od jego indywidualnej sytuacji.

Czego nie kopiować i nie zbierać bez powodu

Jednym z częstszych błędów jest wykonywanie kopii dowodu osobistego pracownika. Pracodawca nie ma ogólnego prawa do archiwizowania takiej kopii tylko dlatego, że zatrudnia daną osobę. Tożsamość można zweryfikować przez okazanie dokumentu, natomiast kopiowanie wymaga konkretnej podstawy prawnej.

Ostrożnie należy podchodzić również do danych o stanie zdrowia, sytuacji rodzinnej, niekaralności czy zainteresowaniach. Zaświadczenie o niekaralności można wymagać wyłącznie wtedy, gdy obowiązek wynika wprost z przepisów dotyczących danego stanowiska. Podobnie z dokumentami potwierdzającymi kwalifikacje – potrzebuj ich wtedy, gdy kwalifikacje są wymagane lub mają znaczenie dla powierzonej pracy.

Pracodawca powinien też ustalić, kto w firmie ma dostęp do akt osobowych i danych płacowych. Nawet w kilkuosobowym zespole nie każdy musi widzieć wszystkie dokumenty. Poufność to nie tylko hasło w procedurze, lecz codzienna praktyka: zamknięta szafka, ograniczony dostęp do systemu i bezpieczny obieg dokumentów.

Inne zasady przy umowach cywilnoprawnych i zatrudnianiu cudzoziemców

Umowa zlecenia lub umowa o dzieło nie oznacza automatycznie tego samego zestawu dokumentów co umowa o pracę. Przy zleceniu trzeba przede wszystkim prawidłowo ustalić status ubezpieczeniowy zleceniobiorcy, ponieważ wpływa on na zgłoszenie do ZUS i naliczanie składek. Badania oraz szkolenie BHP mogą być potrzebne, jeżeli wynika to z warunków wykonywania pracy, ale ocena zależy od konkretnej organizacji zlecenia.

Przy zatrudnianiu cudzoziemca konieczne jest dodatkowo sprawdzenie podstawy legalnego pobytu i pracy w Polsce. Rodzaj wymaganych dokumentów zależy od obywatelstwa, tytułu pobytowego, rodzaju pracy i innych okoliczności. Przed rozpoczęciem współpracy trzeba zweryfikować, czy wymagane zezwolenie, oświadczenie lub inne uprawnienie rzeczywiście obejmuje daną osobę i stanowisko.

Dobrze przygotowane zatrudnienie nie polega na gromadzeniu grubego segregatora. Polega na tym, by właściwy dokument znalazł się we właściwym miejscu, we właściwym terminie i z poszanowaniem danych pracownika. Jeśli kadry i płace mają przestać zabierać czas właścicielowi firmy, warto od początku oprzeć ten proces na jasnej liście zadań i bieżącym wsparciu specjalisty.